首先成都成都年會活動策劃公司建議大家應該要向酒店、活動會場和活動供應商強調，他們必須按照你的要求進行準備，否則你將不予接收。另外如果出現(xiàn)任何問題，他們必須提前通知，而不能到活動當天才通知。確保供應商通讀并認可工作安排任務表的一稿，收到了修訂后的工作安排任務表，并且與活動當天負責協(xié)調指揮的活動策劃人員進行過前期接洽，要求他們必須有充裕的時間通知你可能出現(xiàn)的任何問題。告訴供應商你會指派工作人員執(zhí)行或監(jiān)督活動的方方面面。
     明確負責監(jiān)督具體工作的人員、負責檢查現(xiàn)場安排的人員到達現(xiàn)場的時間，確保一切按照工作安排任務表中的規(guī)劃進行布置安排。制作工作安排任務表的時候，重要的一點是要想象整個活動的視覺效果。攝像會拍些什么？客人們能看到什么？會出現(xiàn)什么影響？氣氛渲染得如何？工作安排任務表就是一份按部就班的操作指南，幫助實現(xiàn)你所希望達到的效果。

工作安排任務表就是工作手冊。所有供應商和主要參與者都應該事先收到一份初始工作安排任務表，通讀之后做出必要的變動。供應商一般都會認為他們能夠了解活動的總體情況，對于他們開展工作非常有益。比如帳篷租賃公司希望了解餐飲公司將會攜帶什么東西到烹飪帳篷之中和帳篷搭建的時間，并據(jù)此安排工作人員，以便在餐飲公司進場之后，帳篷租賃公司的工作人員撤離，以免妨礙餐飲公司開展工作。這樣安排的優(yōu)勢在于，餐飲公司卸載貨品的時候就不要再有帳篷租賃公司的工作人員留在現(xiàn)場。理想狀況就是在最初對場地進行巡查時，帳篷租賃公司和餐飲公司的人員都能來到現(xiàn)場，對工作安排任務表和最終計劃中討論過的事宜再次進行研究。工作安排任務表應該寫明計劃的時間安排、物流和法律要求（例如煙火施放許可、保險等等），便于雙方遵守。如果計劃在此時尚未最終定稿，這次對工作安排任務表的研究可以在你制訂工作表時給你亮出一面紅旗予以警示，或者在帳篷租賃公司和餐飲公司收到詳細的活動總體藍圖之后向他們亮出紅旗給予提醒。
      供應商察看過最初的工作安排任務表之后，針對一些相關問題與你共同進行細微改動，這時應該將修訂后的工作安排任務表發(fā)放給所有相關人士。在活動策劃進行布景工作正式開始的前幾天，安排相關方面進行前期會議，讓所有供應商及主要工作人員審查工作安排任務表的最終版本，確保一切要求都已經(jīng)明確到位，并進行最后的演練。前期會議最初是因在集體大會之前進行而得名，現(xiàn)在泛指一切活動開始前的前期策劃會議。在進行活動的當天，活動策劃工作人員各司其職，開展現(xiàn)場監(jiān)督活動，確保一切按照工作安排任務表中描述的那樣按部就班地進行，并就出現(xiàn)的任何問題向總指揮匯報，由總指揮協(xié)調處理。