在進行活動策劃安排的時候，工作安排任務(wù)表就是信息指南，它能讓供應(yīng)商明白你希望活動應(yīng)該如何進行的，明確說明合同的具體內(nèi)容，并采用列舉項目的方式將內(nèi)容展現(xiàn)出來，涵蓋各方達成一致的操作成本以及如何以你所期望的、符合活動風格的方式安排活動的各個要素。工作安排任務(wù)表能夠確保一切安排由你決定，而不是你的供應(yīng)商進行決策。如果由你的供應(yīng)商來做決定的話，他們會選擇最利于他們但未必最有利于你的活動開展方式，活動策劃人員又該如何應(yīng)對呢？
      例如酒店通常設(shè)有配備甜點和咖啡的休息室，茶杯和杯托通常是分開疊放的。或許你希望茶杯和茶托能夠成套放在一起，并且擺放雅致，這樣客人一次就能拿到茶杯和茶托，而無須再跑兩趟。為了體現(xiàn)雅致的風格，還可以將糖、牛奶和奶昔盛放在銀質(zhì)器皿里，而不是盛放在塑料袋或紙袋內(nèi)，同時旁邊還放置一個垃圾桶，以便客人能夠把包裝紙扔進桶中，而不是在桌子上亂丟亂放。

此外還可以在每個茶托上放置湯匙而不是塑料攪拌棒。
      必須事先明確對這些服務(wù)的要求，而不是臨時隨便進行處理。如果你喜歡使用方糖、紅糖或是白糖，或若已經(jīng)談妥在總成本中包括了要使用棒棒冰糖或者沾涂巧克力的湯匙，那么你可以在工作安排任務(wù)表中列出這些物品——其數(shù)量、成本、外觀、擺放方式，并具體說明在用餐或茶歇期間供應(yīng)咖啡和茶飲的特定時間。對餐巾的處理也是如此。可以使用餐巾紙么？你希望如何擺放餐巾紙？有沒有按照你的活動風格進行擺放了？在酒店編寫報價單和合同內(nèi)容的時候，需提前通知他們這些信息，以便酒店能夠向活動策劃人員及時指出，所需要支付的勞務(wù)費、租金以及特殊花費等額外費用，所有這些細節(jié)都必須清楚地體現(xiàn)在工作安排任務(wù)表上，這樣酒店就可以安排工作人員進行相關(guān)布置。上述甜點和咖啡休息室的例子僅僅是整個活動中一個細微環(huán)節(jié)，如果將這個細微環(huán)節(jié)放大，比如說放大一百萬倍，活動策劃人員必須做好準備的原因也就不言而喻了。
      在這里成都成都年會策劃公司要提醒大家需要切記的事項是，和你談判合同條款的人未必是負責安排你活動的人，或者在你活動展開的時候此人已經(jīng)不在該單位工作了。至關(guān)重要的一點是要將雙方一致同意的內(nèi)容明確記錄下來，避免發(fā)生任何的意外情況。