選擇在恰當(dāng)?shù)臅r間集會，安排時長合適的會議時間，不僅可以體現(xiàn)出組織者的會議意圖，同時更能夠提高整個會議的效率。因此會義召開時間的選擇、開會時間的長短是會議策劃人員必須考慮的重要因素，需經(jīng)過會議多部門、多方面商量、協(xié)調(diào)后方能確定。一般確定會議召開時間要考慮以下要素。
（1）是否適合會議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。因會議的組織者是整個會議的關(guān)鍵人物，因此在確定會議時間時，必須保證會議的組織者有充分的時間做好開會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

（2）是否方便與會人員（尤其是會議的核心人物）參加出席。每次會議的召開都有其要求必須到會的核心人物，才能使會議的目標(biāo)最終得以順利實(shí)現(xiàn)。如果該出席的領(lǐng)導(dǎo)不能前來出席，該參與的會員又因這因那而缺三拉四不到會，那這樣的會議恐怕只有改期再開了！否則人數(shù)不足，開了也只能達(dá)成一些無效的共識和決議。因此會議召開時間需要盡量和與會人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，以確保更多的人能來參加。
（3）會議召開期間的自然因素。比如在一些在公共場所舉辦的露天活動和集會，就要充分考慮到當(dāng)?shù)丶竟?jié)氣候的變化和具體當(dāng)天的天氣變化等因素。組織者應(yīng)盡量避免在氣候多變的季節(jié)和地區(qū)集會，因?yàn)檫@不僅增加了組織會議的難度，同時也會影響與會者的出席和參加會議的情緒。
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