目前許多公司通常將其年會(huì)活動(dòng)或公司獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)的地點(diǎn)安排在外地，甚至是在國(guó)外的城市。所以活動(dòng)策劃人員的挑戰(zhàn)就來(lái)了，怎么樣才能讓參加活動(dòng)的客戶享受到旅途的愉快，而不是將整個(gè)的活動(dòng)開(kāi)展變成對(duì)他們?nèi)棠土Φ目简?yàn)?zāi)兀?br />      現(xiàn)在企業(yè)客戶對(duì)活動(dòng)地點(diǎn)的選擇也是格外謹(jǐn)慎。他們需要考慮出現(xiàn)突發(fā)事故時(shí)的應(yīng)對(duì)情況——在遭遇天災(zāi)人禍時(shí)當(dāng)?shù)卣膽?yīng)變能力以及在遭遇巨大災(zāi)難時(shí)是否能夠輕易脫身，順利回到自己家人身邊，同時(shí)還要了解活動(dòng)地點(diǎn)對(duì)參加活動(dòng)的嘉賓而言是否存在安全風(fēng)險(xiǎn)。由于現(xiàn)在增加了新的乘客安全與機(jī)場(chǎng)安檢要求，人們不再把乘坐飛機(jī)去境外旅行看作是刺激又興奮的活動(dòng)，而是看作對(duì)忍耐力的考驗(yàn)。
      活動(dòng)策劃師需要尋找緩解客人旅行壓力的方法，在其計(jì)劃與預(yù)算中為客人的飛行旅途融進(jìn)更具創(chuàng)意性的元素。歐洲與亞洲的機(jī)場(chǎng)開(kāi)始迎合乘客不斷增長(zhǎng)的新要求——即舒緩登機(jī)或轉(zhuǎn)機(jī)前的壓力。引發(fā)這些新要求的直接原因是乘客聽(tīng)說(shuō)過(guò)或親身經(jīng)歷過(guò)為了提高機(jī)場(chǎng)安全性而辦理的繁瑣、遲緩的登機(jī)手續(xù)。

機(jī)場(chǎng)方面回應(yīng)的策略是盡可能提供舒適愜意的環(huán)境讓乘客放松身心。目前世界各地的機(jī)場(chǎng)都建立了娛樂(lè)設(shè)施，精明的活動(dòng)策劃師都知道，其客戶所邀請(qǐng)的嘉賓從踏出家門之時(shí)起，活動(dòng)就正式開(kāi)始了——而并非只有到達(dá)活動(dòng)會(huì)場(chǎng)，活動(dòng)才算開(kāi)始——而且他們?yōu)榭腿税才诺牡菣C(jī)、轉(zhuǎn)機(jī)、接站越是周到細(xì)心，在旅途貼心服務(wù)方面他們就越能贏得客戶好的口碑。
不論旅行的目的是因公（例如參加會(huì)議），還是公私兼顧（例如獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)），貼心周到的服務(wù)都會(huì)當(dāng)即贏得回頭客以及慕名而來(lái)的客戶。
      客人需要乘坐飛機(jī)時(shí)，活動(dòng)策劃師可以采用預(yù)留座位以及網(wǎng)上辦理登機(jī)手續(xù)這兩種方法來(lái)減少其活動(dòng)團(tuán)體排隊(duì)等候的時(shí)間。不同的航空公司所要辦理的手續(xù)也各不相同。在購(gòu)買團(tuán)體機(jī)票時(shí)，要和航空公司談好便于團(tuán)體登機(jī)的簡(jiǎn)易手續(xù)，而不要在購(gòu)買機(jī)票之后再去商談。對(duì)于某些航空公司而言，只需旅行團(tuán)領(lǐng)隊(duì)出示團(tuán)隊(duì)各成員的護(hù)照復(fù)印件，即可辦理團(tuán)體登機(jī)手續(xù)，提前發(fā)放登機(jī)牌，并進(jìn)行安排行李托運(yùn)。