一個(gè)會(huì)議，派誰(shuí)去不派誰(shuí)去、要誰(shuí)來(lái)不要誰(shuí)來(lái)、派幾個(gè)人去、要幾個(gè)人來(lái),這些問(wèn)題不是由某一個(gè)人隨意決定的，應(yīng)經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)們的研究或群眾的推舉。因?yàn)榇韱挝?或群體)去參加會(huì)議其實(shí)就是去工作，是件嚴(yán)肅的事情。

那么如何最終確定與會(huì)人員的名單及人數(shù),讓最合適的人選前來(lái)參會(huì)？以下方法可供參考。

1、明確參會(huì)對(duì)象的范圍 

通知中要明確列出必須參加會(huì)議的單位，那些可參加可不參加的單位,不應(yīng)列入?yún)⒓拥姆秶?。否則,會(huì)場(chǎng)將人多嘈雜,這不僅會(huì)增加會(huì)議接待的壓力，同時(shí)也會(huì)增加會(huì)議開(kāi)支。

2、明確參會(huì)對(duì)象的職務(wù)或級(jí)別 

對(duì)參會(huì)人員的職務(wù)和級(jí)別有何具體要求，要在會(huì)議通知中明確寫(xiě)清楚，只有這樣，受邀單位才能派出最合適的人選前來(lái)參加會(huì)議。比如,有的會(huì)議要求必須正職干部才能出席，而有的會(huì)議只需分管的業(yè)務(wù)人員參加即可。在會(huì)務(wù)接待方面,會(huì)務(wù)組織者據(jù)參會(huì)人員的不同職務(wù)和級(jí)別有區(qū)別地安排接待和服務(wù)工作。

3、明確參會(huì)對(duì)象的身份 

應(yīng)邀前來(lái)開(kāi)會(huì)的與會(huì)者，其身份有正式成員和列席成員、旁聽(tīng)成員和特邀成員四種。一方面,參會(huì)代表身份不同,在會(huì)議期間行使的權(quán)利就不同，所以要讓參會(huì)者明確自己的參會(huì)身份，好讓他們正確地行使自己的權(quán)利；另一方面，會(huì)議的組織者和主持人也應(yīng)清楚其身份，以免影響會(huì)議的表決結(jié)果。這點(diǎn)對(duì)于決策性的大會(huì)尤為重要。

4、參會(huì)對(duì)象要有代表性 

這是指應(yīng)邀前來(lái)參會(huì)的對(duì)象，其觀點(diǎn)是否能代表某一部分人的觀點(diǎn)，其意見(jiàn)是否代表了某一部分人的意見(jiàn)，他能不能代表這一部分人的利益并為他們說(shuō)話，這是關(guān)乎會(huì)議能否真正發(fā)揚(yáng)民主、集思廣益的關(guān)鍵因素。