任何大型會(huì)議策劃方案的會(huì)議管理都可以分為五個(gè)步驟:會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議總結(jié)和后續(xù)執(zhí)行。俗話說，會(huì)議管理是核心，活動(dòng)管理是目標(biāo)。因此，要成功組織一場大型的會(huì)議活動(dòng)，關(guān)鍵是對(duì)會(huì)議的前期策劃。所謂的會(huì)議規(guī)劃是一個(gè)整合和分配資源的過程。它的基礎(chǔ)是控制會(huì)議的風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮會(huì)議的最佳效果。會(huì)議要辦好，就要及早做好風(fēng)險(xiǎn)控制。一般來說，會(huì)議活動(dòng)中最可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤在會(huì)議的不同階段表現(xiàn)不同。

1. 會(huì)前準(zhǔn)備工作

會(huì)議主題和日程安排不明確，任務(wù)分配不明確，與會(huì)人員針對(duì)性不強(qiáng)，與會(huì)人員準(zhǔn)備不充分。

2. 會(huì)議開幕

會(huì)議程序過于復(fù)雜冗長，主持人能力有限，主題變化自由，與會(huì)人員水平參差不齊。

3.會(huì)議

會(huì)議上消極乏味的討論甚至超出了主題的范圍。會(huì)議的進(jìn)程是漫長的，往往表現(xiàn)為談判，而不是決定。

4. 會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議效果不明顯，工作安排沒有針對(duì)性，會(huì)議沒有組織總結(jié)。

5. 跟蹤的實(shí)現(xiàn)

通常情況下，沒有及時(shí)有效的跟進(jìn)和信息反饋。

會(huì)議本身是一個(gè)非常重要的管理工具和手段，通過會(huì)議策劃，可以很好地嚴(yán)格控制會(huì)議的細(xì)節(jié)。就像項(xiàng)目管理一樣，需要不斷的監(jiān)控、調(diào)整和跟進(jìn)，確保項(xiàng)目按時(shí)、優(yōu)質(zhì)的完成。例如，會(huì)議籌備的規(guī)劃包括確定會(huì)議目標(biāo)、選擇與會(huì)者、選擇會(huì)議時(shí)間、選擇會(huì)議地點(diǎn)、制定會(huì)議議程、分發(fā)會(huì)議通知等。

不僅如此,場地布局的重點(diǎn)檢查、保留的關(guān)鍵考慮會(huì)議的地方,注意事項(xiàng)簽訂書面合同時(shí),建立一個(gè)良好的會(huì)議氛圍的能力,經(jīng)理會(huì)議的分組,分組的參與者的注意事項(xiàng),制作證書,會(huì)議的準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)念品、獎(jiǎng)品和會(huì)議。編制名冊(cè)、會(huì)議24小時(shí)前的驗(yàn)收項(xiàng)目、會(huì)議12小時(shí)前的檢查規(guī)則和會(huì)議項(xiàng)目清單都是非常重要的。