大型活動的會務(wù)管理工作一般由迎來送往、食宿籌備、車輛調(diào)度以及活動當(dāng)天的議程安排等方面組成。與會嘉賓作為會務(wù)工作者的服務(wù)對象，各項(xiàng)工作都需要僅僅圍繞嘉賓信息具體開展，因而，與會嘉賓的邀請工作和信息對接也就顯得格外重要，它是會務(wù)管理工作的中心。

      大型活動的籌辦，前期必定會經(jīng)過充分討論形成系統(tǒng)完整的策劃案，通常這份策劃案需從活動性質(zhì)、規(guī)模、主旨等多個(gè)維度綜合考慮，確定需要邀請的嘉賓類別以至具體名單。在此基礎(chǔ)上，會務(wù)管理的職責(zé)在于：依據(jù)策劃案的要求，對這些擬邀名單加以統(tǒng)計(jì)歸類，分派專人負(fù)責(zé)邀請并跟蹤服務(wù)，及時(shí)反饋嘉賓信息，服務(wù)于整體會務(wù)管理工作。

     嘉賓邀請工作通常采取責(zé)任制，安排專職負(fù)責(zé)人“點(diǎn)對點(diǎn)”邀請嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)并跟蹤服務(wù)。派專人邀請：邀請責(zé)任人需要向受邀者傳達(dá)的內(nèi)容包括：會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主要議程及安排事項(xiàng)等等，需要的話還可附送會議策劃書，讓受邀者進(jìn)一步了解參會意義，對活動有一個(gè)相對合理的期望及準(zhǔn)備；同時(shí)，還應(yīng)附上邀請函。確認(rèn)參會嘉賓信息：對于會務(wù)組織者來說，受邀嘉賓確認(rèn)參會是活動成功舉辦的基礎(chǔ)與保證。

     邀嘉賓確認(rèn)參會意向后，需要統(tǒng)計(jì)明確的參會人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、迎送要求等信息；接下來需要做的就是資源分配，主要是酒店住宿的安排、車輛調(diào)度安排和宴會用餐安排等等；值得注意的是，應(yīng)該考慮到與會嘉賓的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求、其他日程安排等等，如果信息詳細(xì)清楚、考慮周到細(xì)致，則對會務(wù)的有序安排、嘉賓的參會滿意度會起到一定幫助。成都活動策劃