會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。
開會前 6 項準(zhǔn)備:
1. 先決定會議希望達(dá)成的結(jié)果
2. 想想會議是否有必要召開
3. 邀請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?br>4. 準(zhǔn)備背景資料
5. 設(shè)定會議綱領(lǐng)及時間表
6. 預(yù)先設(shè)想可能的沖突
開會中 3 大陷阱:
1.一進(jìn)會場士氣散漫，沒有參與感
2. 偏離主題
3. 點子干枯，鴉雀無聲
開會后 3 項追蹤:
1. 行動項目
2. 決議
3. 開放議題
會議時間安排的規(guī)范:
◆上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工響應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。
◆上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。
◆上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。
◆下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。
會議規(guī)范本身:
會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：
◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。
◆超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。
◆所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。
◆準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。
◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。
◆所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。
◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。
◆會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。
◆所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。
◆必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。