1.首先在舉辦會議時(shí)，會議發(fā)起人應(yīng)將會議的議題以郵件或口頭形式傳遞給參會人員，這樣可以讓參會人員明白會議討論的主要內(nèi)容，提前做好準(zhǔn)備準(zhǔn)備工作。
2.會議發(fā)起人不僅要對會議的整個(gè)流程做好充分的準(zhǔn)備工作，而且還要對在會議可能出現(xiàn)的其它變故做好充分的準(zhǔn)備工作，并形成書面材料，同時(shí)將會議上要講的內(nèi)容提前以郵件形式告知其它參會人員，盡量保證在最短的會議時(shí)間內(nèi)達(dá)到最佳的會議效果。
3.在會議進(jìn)行過程中，要找專人做好完整的會議記錄。在會議結(jié)束后，將會議記錄及最終討論結(jié)果編輯成郵件發(fā)送給參會人員。
4.在會議進(jìn)行前，要確定好會議議題，在會議進(jìn)行時(shí)所有討論都要緊緊圍繞議題展開，當(dāng)參會人員偏離議題時(shí)，會議主持人有權(quán)及時(shí)打斷，避免浪費(fèi)大家不必要的時(shí)間，而得不到想要的結(jié)論。
5.會議結(jié)束前，一定要得出會議討論的結(jié)果，這也是舉辦會議的最終目的。沒有結(jié)果的會議最終只能是浪費(fèi)彼此的寶貴時(shí)間。
6.會議發(fā)起人要做好會后的追蹤工作，確保會議的討論結(jié)果應(yīng)用到了工作實(shí)踐中，否則也將達(dá)不到會議舉辦的效果。

如何做好會議統(tǒng)籌？

會務(wù)主管的工作涉及的方面比較多。因此，會務(wù)主管需要具備出色的領(lǐng)導(dǎo)能力。
1.組織運(yùn)籌能力
組織運(yùn)籌能力主要包括會議統(tǒng)籌能力和時(shí)間運(yùn)籌能力。會務(wù)主管組織各種活動時(shí)必須具有極強(qiáng)的組織運(yùn)籌能力。
2.應(yīng)變能力
會務(wù)主管的應(yīng)變能力是指在遇到一些突發(fā)性事件時(shí)的協(xié)調(diào)和處理能力。會務(wù)主管具備應(yīng)變能力十分必要，因?yàn)闀h的計(jì)劃、方案可能會隨時(shí)變化或調(diào)整。
3.表達(dá)能力
會務(wù)主管在會議管理工作中應(yīng)具備良好的口頭和書面表達(dá)能力，要善于用語言和文字向與會人員或下屬表達(dá)自己的觀點(diǎn)，使與會人員了解會議的進(jìn)程。
4.交際能力
會務(wù)主管的交際能力從形式上產(chǎn)要可分為溝通能力和公關(guān)能力。
(1) 溝通能力。溝通能力指的是一種雙向交流的能力，主要體現(xiàn)在信息傳遞、反饋以及互相理解、互相影響、互相適應(yīng)上。
(2) 公關(guān)能力。公關(guān)能力指的是處理好人際關(guān)系的能力。會務(wù)主管在運(yùn)用公關(guān)能力時(shí)應(yīng)根據(jù)不同的對象遵循不同的原則。

會務(wù)主管必須以集團(tuán)客戶服務(wù)為推進(jìn)目標(biāo)，完成集團(tuán)公司內(nèi)的大型活動、會議、展覽中會務(wù)部分的組織、實(shí)施及效果跟蹤;負(fù)責(zé)各分公司學(xué)術(shù)會議中會務(wù)工作的組織、實(shí)施及效果跟蹤;負(fù)責(zé)執(zhí)行市場公關(guān)計(jì)劃，并實(shí)施客戶溝通平臺（ENDO-TABE俱樂部、進(jìn)修生培訓(xùn)）的具體事務(wù)性工作;根據(jù)部門需要協(xié)助做好客戶出國組織工作客戶接待回訪中外交流等相關(guān)出境事務(wù)性工作；協(xié)助客戶服務(wù)部完成部門內(nèi)的其它接待性工作。

會務(wù)主管工作職責(zé):

一、大型活動及會議的組織
1.策劃:
根據(jù)公司需要，制定大型活動及會議的策劃方案;

2.籌備:
根據(jù)策劃方案，協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，進(jìn)行前期籌備工作，保證資源到位，分工明確;

3.實(shí)施:
組織大型活動及會議的實(shí)施，對全過程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，保證活動及會議順利進(jìn)行;

4.效果:
對活動及會議效果進(jìn)行跟蹤或調(diào)查，并進(jìn)行總結(jié)改進(jìn)

二、出境工作國內(nèi)接待協(xié)助
根據(jù)部門需要監(jiān)督并協(xié)助做好客戶出國的組織工作客戶接待及票務(wù)工作客戶日常接待及回訪中外交流等相關(guān)出境事務(wù)性工作.

三、學(xué)術(shù)會議的會務(wù)協(xié)助
1.做好會議前期的布展和籌備工作;

2.公司參展過程的協(xié)助;

3.跟蹤會議效果，并總結(jié)改進(jìn)

四、展覽的組織協(xié)助
1.做好展會前期的布展和籌備工作;

2.組織公司參展，并對全過程進(jìn)行協(xié)調(diào)和監(jiān)控;

3.跟蹤展覽效果，并總結(jié)改進(jìn)

五、市場活動的支持
客戶溝通平臺（ENDO-TABE俱樂部、進(jìn)修生培訓(xùn)）具體事務(wù)執(zhí)行
六、學(xué)術(shù)資料發(fā)放
市場技術(shù)部學(xué)術(shù)資料發(fā)放的協(xié)助
七、部門內(nèi)工作
協(xié)助完成客戶服務(wù)接待方面的各項(xiàng)工作
八、臨時(shí)性工作
計(jì)劃外本部門及其它部門的工作