作為一名長期籌備各類會議的體制內(nèi)員工，我覺得籌備一個會議主要有三塊。

一是開會前的準(zhǔn)備工作。要與指示開會的領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，拿出初步方案（涉及的場地、經(jīng)費、人員都要提前溝通確定）后送領(lǐng)導(dǎo)審閱；如果方案還涉及到其他和參會最大領(lǐng)導(dǎo)同級別的領(lǐng)導(dǎo)時，還需要把方案送去征求意見（一般不會提出修改意見）；方案全部通過后，那就是下發(fā)通知了，要采取一定的反饋手段，確定參會人員；提前布置會場，將話筒、投影儀等提前試一遍，會標(biāo)提前打好，相關(guān)會議資料提前下發(fā)到會場座位上，如果會議時間較長，還需要準(zhǔn)備礦泉水等。準(zhǔn)備的主要工作基本就這么多，根據(jù)會議情況可能還會有一些突發(fā)情況，要有應(yīng)急預(yù)案。

二是開會中要眼觀六路，耳聽八方。看會場人員到齊沒有，沒到齊的趕緊催；到齊了再將話筒等試一遍沒問題的話，可以邀請領(lǐng)導(dǎo)就坐；領(lǐng)導(dǎo)坐定后，及時坐下來，用錄音筆將領(lǐng)導(dǎo)的講話記錄下來；時刻關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的茶水是否需要添加，及時吩咐服務(wù)人員添加；領(lǐng)導(dǎo)熱了要及時把空調(diào)調(diào)低；要安排記者或者工作人員拍照，留下影像資料。

三是會議結(jié)束后要及時收尾總結(jié)。領(lǐng)導(dǎo)講話要第一時間整理出來，該下發(fā)的下發(fā)，該留存的留存；新聞要第一時間發(fā)出來；特別重要的，有特色的會議，還要及時總結(jié)推廣，或者對會議中存在的問題要及時碰頭反省，確保下一次不再犯錯。

以上，就是準(zhǔn)備會議需要注意的一些意見，希望對你有所幫助。