會議可以用于主要會議以使內(nèi)容得以深入討論，也可以用于內(nèi)部活動以就某個新問題的組織立場達成共識，或是確認需要發(fā)展與支持的領(lǐng)域。如果組織得好，會議將得以順利進行，最后的結(jié)論性討論將比所有其他會議部分都好。但是如果組織不好，就會失敗。

1、在整個會議中最恰當?shù)臅r候安排會議

通常，第一位主要發(fā)言人發(fā)言后比較合適。因為這時與會者應當正滿懷希望——現(xiàn)在他們有了個共享知識平臺，而且正受到鼓舞，想在這個問題上發(fā)言以占有一席之地。

2、確保這個議程的時間長度合適

如果時間太短，與會者也許才剛開始涉及問題。如果時間太長，與會者也許會覺得進展過于緩慢，時間都浪費掉了。時間要不長也不短，恰到好處!

3、考慮多少人參加最合適

只有在有足夠的人出席，發(fā)表代表性意見成為可能時，此會議才會最有效。反之，過多的人參加會議會使議程形式化，許多人也許會覺得他們沒有機會去發(fā)表自己的看法。

4、明確會議目標

為每位會議代表在他們的文件袋中準備一份活動清崴指出您希望他們討論什么，將以何種形式匯報既定討論結(jié)果。

5、提供必要的設(shè)備

應當各有活頁紙、紙夾、拍紙簿、鋼筆，也許還應當各有投影儀(還要記得準備空白幻燈片)或是錄機。

6、安排一位主席或是總結(jié)發(fā)言人來掌控全程

最好是能預先指定人選。這樣可以節(jié)省時間，因為如果與會者并沒有事先對哪位來承擔這個任務達成共識(如果與會者互不相識，任務就更艱巨了)，將浪費許多寶貴的時間。如果您已經(jīng)知道某人有能力做主席、已經(jīng)被事先通知、并且同意承擔這項任務，您也可以有把握組織好會議。主席的任務就是要保證討論不脫離正題，能夠達到會議目標的要求?？偨Y(jié)發(fā)言人的工作是總結(jié)討論的結(jié)果，按照要求以口述或是書面形式(也許兩種形式都需要)來演示成果。

7、用一些刺激手段來引發(fā)討論，例如一小段錄像

用些這類的刺激性手段將幫助與會者打破沉默(他們也許以前互不相識)，縮小討論范圍，激發(fā)成員發(fā)表各自的觀點。房間布置要保證能夠進行最大規(guī)模的討論。成排布置的演講室將不會達到您希望達到的互動效果。以馬蹄型圍坐或是以環(huán)型圍坐都會對與會者有所鼓勵，使他們覺得受到了平等的對待。

8、使討論結(jié)果有機會得以反饋

全體會議中較傳統(tǒng)的反饋方式是由匯報者發(fā)言。然而，如果組織不好，結(jié)果將相當乏味。此如說，令人失望的發(fā)言人長篇累牘地匯報他們的發(fā)現(xiàn)——通常只是他們自己的意見而不是整個工作組的意見。有下列方法可供選擇：——規(guī)定與會者將個人想法寫在活頁紙或是系列拍紙簿上，以供檢查（要說明張貼的地點)；——只對有限的問題面向全體進行總結(jié)匯報(也許僅就一個話題)；——會后提交包含討論結(jié)果的文章，或是可能有會議網(wǎng)站能提供論土來鼓勵與會者，使他們能夠持續(xù)討論。