一般來說，如果你的公司想要舉辦大型會(huì)議策劃活動(dòng)，有必要與專門從事此類業(yè)務(wù)的會(huì)務(wù)公司進(jìn)行項(xiàng)目咨詢工作。也就是說要先談會(huì)議的基本情況，然后再具體了解情況。成本大概是如果你覺得你可以繼續(xù)合作，你可以跟會(huì)務(wù)公司跟進(jìn)。作為一家專業(yè)的成都會(huì)務(wù)公司，會(huì)議策劃的服務(wù)流程應(yīng)該更加專業(yè)和到位。會(huì)議策劃服務(wù)流程主要通過以下環(huán)節(jié)進(jìn)行:
1. 會(huì)議總體規(guī)劃
確定會(huì)議的核心價(jià)值是雙方盡早溝通的關(guān)鍵訴求。會(huì)議策劃公司將根據(jù)企業(yè)的會(huì)議需求，在標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議模式下，提出適合企業(yè)的各種會(huì)議板塊，包括會(huì)議主題、人員邀請(qǐng)、會(huì)議內(nèi)容定制等。會(huì)議流程安排、會(huì)議組織及實(shí)施計(jì)劃。
2、咨詢服務(wù)
在這個(gè)階段,會(huì)議策劃公司將進(jìn)行初步與客戶溝通并提出自己的計(jì)劃對(duì)一些客戶的問題——比如在預(yù)算,最合適的會(huì)議場所的酒店推薦參與者留下,并選擇適當(dāng)?shù)挠貌偷攸c(diǎn)和budget-appropriate食譜,展覽運(yùn)輸流程,接待程序,等等。

3.實(shí)地考察
如果你相信你可以相信會(huì)議策劃公司溝通后,您可以輸入這個(gè)階段——會(huì)議策劃公司將安排委托人或目的地檢驗(yàn)會(huì)議計(jì)劃代表公司(會(huì)議酒店是推薦或直接由客戶端決定)酒店、會(huì)議場所、環(huán)境、運(yùn)輸車輛和展覽設(shè)備細(xì)節(jié),等等,在這個(gè)階段,深入討論服務(wù)項(xiàng)目,服務(wù)流程、促銷計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等，大致明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。確定會(huì)議計(jì)劃
這一次需要耐心和細(xì)致——成都會(huì)務(wù)公司會(huì)將設(shè)想的流程和計(jì)劃一個(gè)一個(gè)的推導(dǎo)出來，盡可能的細(xì)化計(jì)劃，然后書面確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，并簽訂相關(guān)的服務(wù)協(xié)議。
5. 實(shí)施會(huì)議活動(dòng)
嚴(yán)格、人道地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。無論想法多么完美，任何計(jì)劃都是有缺陷的。雙方有必要本著合作的理念進(jìn)行合作，摒棄暫時(shí)的分歧，以完美的展覽結(jié)局達(dá)成一致奮斗的目標(biāo)。在此期間,雙方應(yīng)口頭或書面承諾,除了最初協(xié)議的服務(wù)被認(rèn)為是協(xié)議的擴(kuò)展,和當(dāng)事人負(fù)責(zé)簽字當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)是臨時(shí)決定的,和所有臨時(shí)聯(lián)系人不得實(shí)施審議及售后結(jié)算之前的形式。
6、會(huì)議策劃活動(dòng)總結(jié)
所開展活動(dòng)的詳細(xì)內(nèi)容以文本和CD格式整理成客戶檔案，并協(xié)助客戶總結(jié)和評(píng)估會(huì)議的整體情況。
一般來說，專業(yè)的成都活動(dòng)策劃公司可以為整個(gè)會(huì)儀策劃活動(dòng)提供一站式的解決方案。會(huì)議策劃活動(dòng)方案、會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行情況、會(huì)議活動(dòng)中使用的材料和方案都會(huì)由成都會(huì)務(wù)公司提所供。