1、了解會議標(biāo)題、地點、時間、參加人員、主要內(nèi)容和議程；
2、制作會標(biāo)和臺簽，確定會議地點；
3、下會議通知；
4、寫好主要領(lǐng)導(dǎo)講話材料和主持詞；
5、預(yù)先到現(xiàn)場檢查燈光、音響設(shè)備，取暖或制冷設(shè)備，懸掛會標(biāo)、放好臺簽。
6、安排好專人負(fù)責(zé)會議記錄、照相、會議簽到、會場服務(wù)、文件發(fā)放等。

一般就這些，大型會議要安排交通疏導(dǎo)、車輛停放，消防安全、醫(yī)療服務(wù)準(zhǔn)備、就餐安排等，根據(jù)情況確定。