一、會前籌備工作 會議有效的重點(diǎn)是計(jì)劃性要好，計(jì)劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會前籌備的效果占會議有效性的70%?？梢哉f，高質(zhì)量的會前籌備工作，是會議質(zhì)量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責(zé)任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定會議計(jì)劃，組建會務(wù)班子，準(zhǔn)備會議材料，安排會議后勤保障和布置會場。 （一）擬定會議計(jì)劃 擬定會議計(jì)劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計(jì)劃通常是由決策層，如區(qū)委常委會議、區(qū)政府常務(wù)會議、單位黨組會等會上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議工作方案的要點(diǎn)是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員范圍等。 （二）組建會務(wù)班子 組建會務(wù)班子是會前籌備的第二步。有些會議的規(guī)模相對較大，持續(xù)時(shí)間也較長，因此會有相當(dāng)繁雜的會前籌備事項(xiàng)。這就需要事先成立一個(gè)籌備委員會來負(fù)責(zé)會議的所有籌備工作?；I備委員會是一個(gè)對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦單位的成員構(gòu)成。一般可以根據(jù)會議的規(guī)模、議程等情況成立籌備委員會，可以由一名主要領(lǐng)導(dǎo)任主任，分管領(lǐng)導(dǎo)任副主任，會議相關(guān)職能部門主要負(fù)責(zé)人為成員，在籌備委員會下再建立子工作組，一般可設(shè)秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報(bào)道組、安全保衛(wèi)組等，各組確定人員，明確分工，層層負(fù)責(zé)，并定期碰頭交流工作進(jìn)展。 （三）準(zhǔn)備會議資料 會前籌備的第三步是準(zhǔn)備會議資料。會議資料包括領(lǐng)導(dǎo)資料（會上學(xué)習(xí)的或要宣讀的文件材料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主持詞等）、來賓資料（會議指南、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會務(wù)資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、小組召集人名單、討論地點(diǎn)等）和溝通資料（會議參考文件、會議宣傳資料、會議簡報(bào)、各種記錄、注意事項(xiàng)、各種會議協(xié)議合同以及其他相關(guān)資料）。有的會議還要編印交流發(fā)言材料匯編，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。 （四）安排會議后勤保障 凡是連續(xù)召開幾天，并且有外地同志參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據(jù)出席會議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領(lǐng)導(dǎo)和年老體弱的同志應(yīng)予以適當(dāng)?shù)恼疹?。會議期間的安保、出行、飲食要有專人負(fù)責(zé)，并事先做好安排。 （五）布置會場 會場是會議的重要場所，要根據(jù)會議的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營造出相應(yīng)的氣氛。在布置會場時(shí)，主要應(yīng)注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬設(shè)施。由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。一般包括： 1、懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟等。2、設(shè)置主席臺，落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。3、確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明了。4、保證照明、通風(fēng)、投影、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。5、擺放適量花卉。6、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。7、場外彩虹門、氫氣球、歡迎標(biāo)語、紅地毯、花卉等。8、進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。