宴會(huì)部受理預(yù)訂是宴會(huì)流程的第一步，也是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。預(yù)訂工作做得好與壞，直接影響到宴會(huì)的設(shè)計(jì)策劃及整個(gè)宴會(huì)活動(dòng)的組織與實(shí)施。因此，宴會(huì)部應(yīng)設(shè)預(yù)訂專門機(jī)構(gòu)和崗位，挑選有多年餐飲工作經(jīng)歷、了解市場(chǎng)行情和有關(guān)政策、應(yīng)變能力較強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)豐富的人員承擔(dān)此項(xiàng)工作，從而推動(dòng)宴會(huì)的銷售。

宴會(huì)預(yù)訂的主要工作流程如下：

宴會(huì)洽談接受預(yù)訂填寫宴會(huì)預(yù)訂單填寫宴會(huì)安排日記本簽訂宴會(huì)合同書收取訂金跟蹤查詢正式確定發(fā)布宴會(huì)通知

宴會(huì)部要了解有關(guān)宴會(huì)活動(dòng)的各種信息，它為宴會(huì)活動(dòng)的策劃和設(shè)計(jì)提供正確、充足、必要的依據(jù)，這些信息包括：

① 赴宴客人人數(shù)。

② 宴會(huì)規(guī)格。

③ 賓客風(fēng)俗習(xí)慣。

④ 賓客生活忌諱。

⑤ 賓客特殊需要。

⑥ 如果是外賓，還應(yīng)了解國(guó)籍、宗教、信仰、禁忌和口味特點(diǎn)等。

對(duì)于規(guī)格較高的宴會(huì)，還應(yīng)掌握下列事項(xiàng)：

① 宴會(huì)的目的和性質(zhì)。

② 宴會(huì)的正式名稱。

③ 賓客的年齡和性別。

④ 有無席次表、坐位卡、席卡。

⑤ 有無音樂或文藝表演。

⑥ 有無司機(jī)費(fèi)用等。

⑦ 主辦者的指示、要求、想法。