無(wú)論是大型會(huì)議還是中小型會(huì)議，對(duì)于活動(dòng)策劃人員來(lái)說(shuō)都不可忽視。我們必須盡力解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。在策劃中小型活動(dòng)時(shí)，一般應(yīng)該注意哪些問(wèn)題？

1、 現(xiàn)在，在圓桌會(huì)議上展示客人姓名標(biāo)簽更受歡迎，因?yàn)檫@樣客人就不分主次，但如果會(huì)場(chǎng)內(nèi)沒(méi)有圓桌會(huì)議室怎么辦？那我們就得選長(zhǎng)型。長(zhǎng)型會(huì)議桌必須根據(jù)客人的身份和優(yōu)先順序安排。在這方面，用更多的心是非常重要的。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議主持人應(yīng)該坐在右前方，嘉賓的主角應(yīng)該坐在對(duì)面，等等。當(dāng)然，也可以靈活掌握，但必須有利于來(lái)賓的發(fā)言，改善會(huì)議氣氛。

2、 投影屏應(yīng)盡量不遮擋會(huì)議室的會(huì)議主題屏或會(huì)旗。擴(kuò)聲設(shè)備應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)進(jìn)行調(diào)試。

3、 花果的布置一定要明亮，水果一定要新鮮美觀，都是為了給沉悶的會(huì)議室增添一點(diǎn)光線。當(dāng)所有這些準(zhǔn)備就緒時(shí)，可能會(huì)有客人提前到達(dá)。這時(shí)，一定要做好接待工作，不要讓客人覺(jué)得冷，并給每位與會(huì)者發(fā)一份會(huì)議材料，包括會(huì)議紙袋、筆記本和筆。然后，當(dāng)客人陸續(xù)到達(dá)時(shí)，歡迎他們進(jìn)入房間，并命令場(chǎng)館服務(wù)人員倒茶。

會(huì)議管理：會(huì)議管理看似簡(jiǎn)單，但實(shí)質(zhì)上，要想做好，就必須放棄一些艱苦的努力。應(yīng)該強(qiáng)調(diào)會(huì)議的質(zhì)量。會(huì)議中手機(jī)響個(gè)不停，抽煙低語(yǔ)，遲到早退，不能談主題，不能在會(huì)上發(fā)言，會(huì)后抱怨，都是會(huì)議質(zhì)量差、會(huì)議作風(fēng)差的典型例子。

會(huì)議管理應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1、 召開(kāi)會(huì)議應(yīng)事先明確三個(gè)角色：會(huì)議主持人、會(huì)議日程安排和會(huì)議紀(jì)要主持人。他們的職責(zé)是宣布會(huì)議開(kāi)始，提出會(huì)議議題，掌握會(huì)議時(shí)間，落實(shí)會(huì)議制度，總結(jié)會(huì)議內(nèi)容，跟蹤會(huì)議結(jié)果。會(huì)議日程安排對(duì)于把握整個(gè)會(huì)議主題，防止其脫離主題具有重要作用。一般由最高級(jí)別的與會(huì)者主持，負(fù)責(zé)控制會(huì)場(chǎng)秩序，緊跟主題，指***言人，總結(jié)會(huì)議的優(yōu)缺點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要，詳細(xì)記錄會(huì)議要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要，以便會(huì)后做出客觀的會(huì)議評(píng)價(jià)。發(fā)揮支持作用，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會(huì)議要點(diǎn)，發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，最終確定執(zhí)行人和完成時(shí)間。

2、 制定會(huì)議紀(jì)律，嚴(yán)格遵守分發(fā)給大家的會(huì)議材料中的“會(huì)議紀(jì)要”。例如，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)前將手機(jī)設(shè)置為震動(dòng)或關(guān)機(jī)，參與者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)前也應(yīng)提醒。

3、 主持人和調(diào)度員采用多種方式，使會(huì)議貼近主題，改善會(huì)議氣氛，使大家敢于發(fā)言、參與發(fā)言，達(dá)到預(yù)期效果。每個(gè)人的沉默對(duì)會(huì)議本身不是一件好事。只有讓與會(huì)的每一個(gè)人圍繞這個(gè)話題說(shuō)出自己真正想說(shuō)的話，才能把真正有價(jià)值的東西達(dá)到會(huì)議的最高境界。

會(huì)議跟蹤：會(huì)議組織者除通知和組織會(huì)議外，還必須確保會(huì)議確定的會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)得到充分落實(shí)。與會(huì)人員在會(huì)議上充分討論事項(xiàng)后，必須立即確定事項(xiàng)負(fù)責(zé)人、協(xié)調(diào)部門(mén)和完成時(shí)間。最后，會(huì)議跟蹤監(jiān)督工作不容忽視。只有監(jiān)督完成了會(huì)議的事項(xiàng)，會(huì)議才能真正結(jié)束。我們需要提醒大家，無(wú)論是會(huì)議籌備還是會(huì)議管理，甚至是最后的會(huì)議跟蹤，以上都是會(huì)議成功的重要一步，都應(yīng)慎重對(duì)待。