任何活動(dòng)計(jì)劃都必須在預(yù)算內(nèi)完成。如果活動(dòng)計(jì)劃的成本高于支出，相信負(fù)責(zé)人很難向公司解釋。那么，如何避免活動(dòng)計(jì)劃的過度支出呢？

活動(dòng)預(yù)算是活動(dòng)規(guī)劃的必要條件，它決定了活動(dòng)的各個(gè)方面，是活動(dòng)的基礎(chǔ)。活動(dòng)策劃人應(yīng)了解企業(yè)和參與者希望從活動(dòng)中得到什么，并使用它來安排活動(dòng)的目的地、日程安排和成本。

活動(dòng)目的確立后，評(píng)價(jià)活動(dòng)的需求成為關(guān)鍵。例如，場(chǎng)地面積要求、活動(dòng)日程安排和功能規(guī)劃，以及活動(dòng)將在一周內(nèi)舉行的時(shí)間等。所有這些因素都會(huì)對(duì)預(yù)算產(chǎn)生影響。因此，活動(dòng)策劃人員需要熟悉活動(dòng)的客人，如果他們?cè)诟叩膶哟?，費(fèi)用可能會(huì)更高。特殊需求，如餐飲需求，會(huì)影響餐飲成本?？腿藖碜阅睦飼?huì)影響活動(dòng)地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會(huì)影響費(fèi)用。在收集了以上信息后，活動(dòng)策劃人應(yīng)該制定一個(gè)預(yù)算計(jì)劃來幫助計(jì)算收入和支出?；仡櫳弦粋€(gè)事件的歷史記錄（如果有的話），以幫助降低與該事件相關(guān)的成本。

活動(dòng)成本一般分為以下幾部分，包括客房、交通、餐飲、音像、印刷資料、行政管理、娛樂、演講者報(bào)酬等。在每一類中，預(yù)算計(jì)劃應(yīng)包括三個(gè)欄目：一是預(yù)計(jì)投入，二是實(shí)際成本，三是差額介于兩者之間。

遵循以上三點(diǎn)并不重要。很重要的一點(diǎn)是，你要明白你關(guān)注的是活動(dòng)成本的底線。在每個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目中，找出與活動(dòng)費(fèi)用相關(guān)的內(nèi)容，包括所有稅費(fèi)、展覽費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、禮品費(fèi)以及一些附加費(fèi)用，如場(chǎng)地租金等。

如果某個(gè)活動(dòng)可以產(chǎn)生收入，例如贊助收入，建議創(chuàng)建收入數(shù)據(jù)表。當(dāng)然，確切數(shù)字只能在會(huì)后才能知道。一般來說，大約10%的預(yù)算需要撥作不可預(yù)見費(fèi)用。